Como propietario de una empresa, debes tener una lista interminable de tareas: dirigir colaboradores, contactar proveedores, buscar nuevos productos, reabastecer el inventario, evaluar los precios y cuadrar las cuentas. Los sistemas punto de venta (POS) son herramientas poderosas que pueden ayudarte a simplificar todas estas tareas y a tomar decisiones inteligentes.
Al estar buscando el mejor sistema POS, es importante entender el tipo de herramientas que necesitas para ejecutar y hacer crecer tu negocio. Un punto de venta te permite procesar las ventas y llevar a cabo las tareas administrativas más eficientemente, sin embargo, un buen sistema POS hace mucho más que procesar las compras: te ayuda a aumentar las ventas, ahorrar dinero, y a ser más eficiente. Un punto de venta te permite procesar las ventas y llevar a cabo las tareas administrativas más eficientemente y te ayuda procesar los datos para obtener ideas e impulsar las decisiones para que tu negocio crezca.
Para cualquier negocio el costo, la seguridad, y la facilidad de uso son algunos de los factores que influyen en la elección del sistema POS, no obstante, el tipo de venta y las tareas administrativas dependen del tipo de negocio. Entonces, encontrar el sistema POS adecuado para tu negocio puede ser complicado si no sabes que necesitas; a continuación, te recomendamos 4 pasos que puedes seguir para elegir el sistema POS adecuado.
1. Identifica las necesidades de tu empresa
No todos los sistemas POS están constituidos de la misma manera, incluso los sistemas más completos tienen sus límites, por lo tanto, para encontrar el sistema adecuado para tu negocio es necesario que identifiques tus necesidades. Comienza evaluando el procedimiento o el sistema con el que operas actualmente:
¿Qué características faltan?, ¿Qué herramientas te gustaría tener?, ¿Cuáles son las necesidades de tus clientes?, ¿El personal considera que el sistema es demasiado lento?, ¿Los clientes hacen colas largas en la caja?, ¿Tienes problemas para calcular cuándo y cuánto inventario pedir?, ¿Tienes problemas para calcular las horas de trabajo de los colaboradores?
Además, debes tomar en cuenta que las necesidades de una tintorería son muy diferentes a la de una cafetería, por lo que un sistema que se adapte a tu operación o negocio será más fácil de configurar y de utilizar.
2. Conoce los requisitos de hardware
El sistema POS no funcionará solo, debe comunicarse con impresoras, escáneres y conectarse a servicios de procesamiento de tarjetas bancarias. Necesitas un sistema POS que funcione perfectamente con otros dispositivos y servicios, por lo tanto, debes investigar cuáles son los dispositivos de hardware compatibles con el software. Además, debes investigar las formas de pago que acepta (efectivo, tarjetas de crédito, pagos móviles, etc.), si imprime recibos, almacena efectivo o si escanea código de barras; si es indispensable para tu negocio, debes asegurarte que el sistema cumpla con ello.
Algunos sistemas punto de venta son compatibles con el hardware que ya utilizas en el negocio, mientras que otros ya incluyen el equipo necesario. Depende de tus necesidades y presupuesto, sin embargo, los sistemas POS instalados en el hardware son una mejor alternativa y te ahorrará algunos dolores de cabeza.
3. Establece un presupuesto
Los costos de los sistemas punto de venta varían dependiendo del tamaño del negocio y las capacidades que necesita. Busca un sistema que pueda crecer junto con las necesidades del negocio (escalabilidad). Si tu presupuesto es ajustado, busca un software que te permita comenzar con una configuración básica. No pienses que, por ser el sistema más caro se adaptará sin problemas a la operación de tu negocio o que no tendrá errores sin importar que sea el más barato; nunca te guíes en el precio para elegir el POS. Considera:
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Costo inicial de instalación e infraestructura necesaria
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Costos de procesamiento de pagos (% de venta + cargo por transacción)
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Otras cuotas por procesamiento (cuotas por incumplimiento de transacciones, comisión por devoluciones)
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Costo del equipo (o cuota de renta)
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Tarifas del sistema punto de venta
4. Compara
Tener la opción de poder elegir entre varios proveedores te da la ventaja de seleccionar el que mejor se adapte a tu modelo de negocio.
4.1 Pide referencias
Funcionalidad
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Pregunta acerca de la calidad del sistema y cómo califican su experiencia con la funcionalidad del sistema y con la empresa.
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Pregunta sobre la implementación del sistema en su empresa.
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Visita y comprueba el software en acción.
Soporte técnico
Aunque varios sistemas ofrezcan la misma funcionalidad, es muy probable que no ofrezcan el mismo nivel de servicio. Como propietario de un negocio, sabes que el servicio es el factor más importante para sobrevivir en un mercado competitivo y no debes pedir menos del proveedor del sistema POS.
Pregunta acerca del nivel de servicio que ofrece la empresa y los errores que han tenido: ¿Con qué frecuencia se presentan problemas?, ¿Con qué rapidez obtienen soporte técnico?, ¿Con qué rapidez la empresa soluciona los problemas?
4.2 Solicita un demo
Una vez que hayas detectado varios proveedores que cumplan con las necesidades que tu negocio demanda, pregunta si te pueden proporcionar una demostración en vivo. Si te interesó el sistema, pide a la empresa una prueba gratis por varias semanas.
Si la venta de productos es el corazón de su negocio, entonces un buen sistema de punto de venta debe ser la columna vertebral. Encontrar el sistema punto de venta adecuado requiere investigación y entender las necesidades del negocio, además de encontrar el equilibrio entre precio y calidad. En un negocio bien dirigido, el software punto de venta es más que el lugar donde entra el dinero; se convierte en un centro estratégico que te ayudará a hacer crecer tu negocio y a mantener a tus clientes.
Referencias:
Photo by Blake Wisz on Unsplash
https://ehopper.com/articles/how-to-choose-free-pos-for-small-business/
https://squareup.com/guides/best-pos-system/
https://www.merchantmaverick.com/pos-101-choosing-a-pos/
https://www.entrepreneur.com/article/77960/