Errores comunes al implementar un sistema punto de venta

Como dueño de un negocio, puede ser abrumador buscar cubrir todas las tareas: llevar una buena gestión en la operación de tus colaboradores, mantener las cuentas con tus proveedores, abastecer el inventario, evaluar ventas, ajustar precios, buscar nuevos productos y bueno, la lista es interminable. Por esta razón, un sistema punto de venta es una herramienta poderosa que ayuda a simplificar estas tareas y a tomar decisiones con fundamentos más certeros.  

Cuando decidas buscar y adquirir un software punto de venta, es importante entender qué funcionalidades necesitas para ejecutar y hacer crecer tu negocio. Un punto de venta te permite procesar las ventas y llevar a cabo las tareas administrativas de manera más eficiente y te ayuda a procesar los datos para obtener ideas e impulsar las decisiones para que tu negocio crezca.

Sin embargo, la implementación de este sistema puede presentar desafíos, y los errores cometidos en este proceso pueden afectar negativamente al negocio. A continuación, se analizan los errores más comunes al implementar un software de punto de venta y te ofrecemos algunos consejos para poder  evitarlos.

1. No realizar un análisis de necesidades antes de seleccionar el sistema punto de venta

Uno de los errores más comunes es no realizar un análisis exhaustivo de las necesidades del negocio antes de seleccionar un sistema punto de venta. Cada negocio tiene requerimientos específicos, como funciones para la gestión de inventario, integración con plataformas de comercio electrónico o capacidades para manejar múltiples puntos de venta. Implementar un sistema que no esté alineado con las necesidades del negocio puede resultar en un desperdicio de recursos y en la frustración del personal.

• Cómo evitarlo: Antes de elegir un sistema, es crucial realizar un análisis detallado de las necesidades del negocio. Esto incluye consultar con los empleados que utilizarán el sistema, identificar las funciones críticas y prever posibles expansiones futuras. También es recomendable realizar una lista de características imprescindibles y otras deseables para poder comparar las diferentes opciones del mercado.

2. Elegir un sistema punto de venta con el alcance inadecuado

Seleccionar un software punto de venta que no sea adecuado para el tamaño o la naturaleza del negocio es un error común. Un sistema demasiado complejo puede ser innecesario y costoso, mientras que uno demasiado simple podría no cubrir todas las necesidades del negocio. Además, no considerar la escalabilidad del sistema puede limitar el crecimiento futuro del negocio.

• Cómo evitarlo: Es fundamental investigar y comparar diferentes sistemas, teniendo en cuenta las características que ofrece cada uno, el costo total de propiedad (incluyendo licencias, hardware y mantenimiento) y la capacidad de crecimiento del sistema. También es útil leer reseñas y solicitar demostraciones para evaluar cómo se adapta cada opción a las operaciones diarias del negocio.

3. No capacitar adecuadamente al personal

Otro error frecuente es no invertir el tiempo y recursos necesarios para capacitar al personal en el uso del nuevo software. La falta de formación puede llevar a errores operativos, transacciones fallidas y una experiencia de cliente deficiente. Además, puede generar resistencia al cambio entre los empleados lo que verdaderamente puede caer en una gran frustración en ellos y frenar el avance en tu negocio.

• Cómo evitarlo: La capacitación es esencial para una implementación exitosa. Asegúrate de que todos los empleados reciban la formación necesaria antes de que el sistema entre en funcionamiento. Elige un sistema punto de venta que te proporcione las sesiones de capacitación donde te explique a detalle cómo se adaptará tu operación al sistema. Además, considera realizar sesiones de seguimiento para resolver cualquier duda que pueda surgir después de la implementación.

4. Subestimar la importancia del soporte que ofrece el software punto de venta

La implementación de un sistema no termina una vez que está en funcionamiento, los problemas técnicos pueden surgir en cualquier momento, y no tener acceso a un soporte técnico confiable puede interrumpir las operaciones del negocio. Algunos negocios cometen el error de no verificar la calidad del soporte técnico ofrecido por el proveedor del sistema.

• Cómo evitarlo: Al elegir un software punto de venta, investiga la calidad del soporte técnico que ofrece el proveedor. Es importante que el soporte esté disponible en los horarios en los que tu negocio opera y que sea capaz de resolver problemas de manera rápida y eficiente. Considera también las opciones de soporte, como chat en vivo, teléfono o correo electrónico, y evalúa qué nivel de soporte se incluye en el contrato.

5. No valorar la comunicación con tu proveedor 

En la actualidad, existen muchos proveedores de software con diferentes características, ventajas y desventajas. Y muchas veces al elegir a tu proveedor y culminar con el proceso de implementación pierdes la comunicación con tu asesor y al momento de que surjan dudas o busques seguir creciendo intentas resolverlas por tu cuenta y esto muchas veces como negocio nos lleva a complicar más la adaptación al software.

• Cómo evitarlo: Busca asesorarte tanto como te sea posible, haz todas las preguntas necesarias, presenta todas tus necesidades y permite que tu proveedor quien es un especialista te guíe a descubrir si el software punto de venta que estás eligiendo es el adecuado. Mantener una comunicación activa y transparente con tu proveedor te ahorrará inversiones inadecuadas y dolores de cabeza llenos de arrepentimiento por no tomar la decisión correcta.

6. Ignorar la experiencia del cliente

Un error común es enfocarse únicamente en las funcionalidades internas del Sistema POS, sin considerar cómo este afecta la experiencia del cliente. Un sistema que es lento, propenso a errores o que no permite diferentes métodos de pago puede causar frustración en los clientes y afectar la reputación del negocio.

• Cómo evitarlo: Al seleccionar e implementar un Sistema POS, siempre ten en mente la experiencia del cliente. Esto incluye asegurarte de que el sistema punto de venta sea rápido, fácil de usar y capaz de manejar diferentes formas de pago, como tarjetas de crédito, pagos móviles o en efectivo. Además, considera cómo el POS puede mejorar la experiencia del cliente, por ejemplo, permitiendo la personalización de recibos o integrándose con programas de fidelización.

7. No realizar pruebas antes del lanzamiento

Lanzar un sistema punto de venta sin realizar pruebas exhaustivas es un error que puede llevar a problemas graves durante las operaciones diarias. Las fallas técnicas, errores en la configuración o problemas de compatibilidad pueden surgir si el sistema no se prueba adecuadamente antes de su implementación.

• Cómo evitarlo: Antes de hacer el lanzamiento oficial del sistema, realiza pruebas exhaustivas en un entorno controlado. Simula diferentes escenarios de ventas, procesa transacciones y verifica la integridad de los datos de inventario y contabilidad. Involucra al personal en estas pruebas para asegurarte de que todos se sientan cómodos con el sistema y para identificar y resolver cualquier problema antes de que el sistema entre en funcionamiento.

Conclusión

Implementar un Sistema punto de venta es una tarea que requiere planificación, investigación y atención al detalle. Evitar los errores comunes, como no realizar un análisis de necesidades adecuado, no capacitar al personal, o ignorar la importancia del soporte técnico, puede marcar la diferencia entre una implementación exitosa y una que afecte negativamente las operaciones del negocio. Siguiendo estos consejos, es posible asegurar que el nuevo sistema punto de venta no solo cumpla con las necesidades del negocio, sino que también mejore la eficiencia y la satisfacción del cliente. Te invitamos a conocer Point, sus características, aplicaciones, giros comerciales y mucho más.