¡El inventario es el corazón de tu empresa!
Un sistema de información se compone de hardware, software, datos y de las interacciones entre ellos, de manera que se pueda organizar y administrar la información para generar conocimiento a partir de la misma. En este caso, nos referimos a un sistema de tecnologías de información (T.I.) orientado a lograr un balance en los inventarios. Es decir, utiliza dichos componentes para ayudarte a tomar decisiones y darte las herramientas necesarias para reducir los costos de mantener inventario, así como reducir venta perdidas mientras se cumple la satisfacción de los clientes.
Para mantenerse actualizado -y adelante de la competencia-, es necesario contar con un sistema que te permita correr tu negocio y administrar tu inventario… A continuación te presentamos algunas razones:
Acelera la administración del inventario – Al tener un sistema de inventarios y utilizar un escáner de códigos de barras, no será necesario buscar y registrar manualmente los artículos que vas a vender, ya que al escanear los artículos, éstos son deducidos automáticamente del inventario.
Seguimiento de tu inventario en tiempo real – Un buen sistema de inventarios te puede ayudar a administrarlo en tiempo real; el mismo sistema puede emitir alertas cuando el inventario de algún producto se esté terminando, además puede asistir en algunas tareas como completar órdenes de compra y/o producción.
Ordenar productos debe simplificarse – Para cada uno de los productos o insumos de tu negocio, un sistema de inventarios te permite establecer puntos de re-orden o niveles de inventarios deseados. Esto te ayuda a automatizar y agilizar tu proceso de compra. A la vez, te puede ayudar a realizar predicciones de volumen, al mismo tiempo que te permite hacer la decisión final.
Conoce qué se vende y qué no – Un buen sistema de inventarios te ayuda a identificar tus productos con mayores ventas de una forma simple Debe contar con capacidad de reportarte tus productos más vendidos en tiempo y forma.
Sácale jugo a tus datos – El sistema te debe permitir utilizar tus ventas históricas para dirigir tus decisiones de compra de inventario: ¿Qué se vende?, ¿Dónde?, ¿Cuándo ocupas más?, ¿Cuándo ocupas menos?, ¿Cómo impacta la estacionalidad a tus ventas? El sistema te debe ayudar a echarle un vistazo a los datos de tus ventas y saber cuándo extender y cuándo reducir tu inventario.
Consolida tus insumos – Si cuentas con algún proceso de producción y/o transformación, un buen sistema de inventarios te ayudará a consolidar listas de materiales (bill of materials) o recetas mediante un módulo de producción, los cuales te permiten simplificar los procesos de compra y administración de los insumos al contabilizar sólo el producto terminado al momento de hacer movimientos.
Inventarios y ventas van de la mano – La administración del inventario está altamente ligada al proceso de ventas. Es recomendable contar con un sistema punto de venta que esté totalmente integrado a tu sistema de inventarios. Así, las transacciones del día a día mantendrán tus datos de inventarios actualizados en el momento, sin necesidad de realizar interacciones manuales o duplicar trabajo.
Reportes al minuto – Los números no mienten. Es imperativo que tus ventas se vean reflejadas en tus inventarios de manera instantánea para saber si estas en el camino correcto o si hay que realizar ajustes. Un buen sistema te puede dar reportes objetivos, concretos, y puntuales para poder tomar decisiones.
La tecnología disponible es cada vez más barata y funcional – Es necesario que utilices la tecnología en pro de tu negocio. Los sistemas de información modernos son cada vez más accesibles y cuentan con más funcionalidades. El acceso al internet es cada vez más rápido y móvil. No limites tus herramientas a esquemas tradicionales que en veces pueden terminar atrasando tu crecimiento.
La tecnología no es sólo para las grandes empresas – Es necesario romper con los paradigmas de que solamente los gigantes pueden tomar ventaja de estas herramientas modernas. Ya no es prohibitivo para las pequeñas y medianas empresas utilizar estas tecnologías de manera pro-activa para crecer y ser competitivas.
Deja que la tecnología trabaje para ti, no al revés – La tecnología cada vez es más simple y transparente. Los sistema que aprovechan los beneficios en la nube son cada vez más utilizados. No inviertas en tecnología pasada de moda que puede ocupar espacio y propiedad en tu empresa a costos elevados.
¡No más papel! – Olvídate de sentarte a hacer órdenes de compra y hacer conteos manualmente. La digitalización te permite ser amigable con el medio ambiente mientras le sacas más provecho (y más rápido) a tus datos e información.
Ahora depende de ti.. Es tiempo de que adquieras (o cambies) a un sistema de ventas e inventarios moderno. Las empresas poco a poco están migrando a sistemas de ventas y administración en línea y/o móviles. Si estás considerando empezar un negocio o darle un regalo a tu negocio actual, considera adquirir un sistema de ventas que cuente con estas habilidades, y que no lo limite de manera significativa ni impacte negativamente sus operaciones. Pero que sobre todo, se convierta en una ventaja competitiva para tu negocio.
Referencias:
Photo by Burak Kebapci / CC0 1.0